Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) 10.maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı (Bakanlık) tarafından hazırlanmıştır.
Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi, Kapsamı ve Yasal Dayanak
T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı tarafından veri sorumlusu sıfatı ile Bakanlık yerleşkesinde; giriş-çıkış kapıları, yemekhane, konferans salonu, ziyaretçi bekleme salonu, ortak kullanım alanları, çalışma ofisleri ortak alanları, kapalı ve açık otoparklar, spor tesisleri, güvenlik kulübeleri, makam kat koridorları, bina dış cepheleri ve tesislerinde güvenlik kamerası vasıtasıyla izleme faaliyeti ile personelin, ziyaretçilerin, taşeronların, kargo çalışanlarının vd. kişiler ve bunlara ait araçların giriş çıkışına dair görüntü kaydı yapılmaktadır.
Bakanlığımızca; yerleşke, bina ve tesislerimizin güvenliğinin teminiyle birlikte ziyaretçi giriş çıkışlarının takibi amacıyla, Kanunda sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak kapalı devre kamera sistemi (CCTV) ile görüntü alınması yoluyla ve ziyaretçilerin ad, soyadı, T.C. Kimlik numarası, giriş-çıkış saati vb. bilgiler temin edilerek ziyaretçi kayıt defterine işlenmesi suretiyle kişisel veriler işlenmektedir.
Bu kayıtlara, güvenlikten sorumlu sınırlı sayıda personel ile Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığının ilgili personelinin erişim yetkisi vardır.
Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı tarafından yürütülen kamera ile izleme ve kayıt altına alma faaliyeti ile ziyaretçilerden temin edilen kişisel veriler, 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve bu kanunun uygulanmasına ait yönetmeliğe uygun olarak Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5. maddesinde yer alan “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” ve “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebine dayalı olarak alınmaktadır.
Kişisel Veri İşleme Faaliyetinin Duyurulması
Bakanlığımız tarafından Kanunun 10. maddesine uygun olarak, kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır.
Ziyaretçi olarak Bakanlık binalarına gelen kişiler, yerleşkeye veya bina girişine asılan ya da diğer şekillerde erişime sunulan metinler kullanılmak suretiyle doğrudan veya katmanlı biçimde aydınlatılmaktadırlar.
Bakanlığımız tarafından kamera ile izleme faaliyetine yönelik olarak; izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı ile sembol ve işaret tabelası/sticker asılmaktadır.
Kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile bildirimde bulunularak, kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmesinin engellenmesi, şeffaflığın ve kişisel veri sahibinin aydınlatılmasının sağlanması amaçlanmaktadır.
Kişisel Veri İşleme Faaliyetinin Yürütülme Amacı ve Amaçla Sınırlılık
Bakanlığımızca kayda alınan kişisel veriler; Kanunun 4. maddesine uygun olarak, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlenmektedir.
Ziyaretçi giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda Bakanlık binalarının ziyaret edilmesi esnasında ziyaretçi kayıt defterine kayıt edilmek suretiyle toplanmakta ve veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.
Güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır.
Kişinin mahremiyetini, güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (Örneğin, Giyinme-soyunma odaları, tuvaletler vb.) izlemeye tabi tutulmamaktadır.
Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Bakanlığımız tarafından Kanunun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel veriler ile ziyaretçilerden temin edilerek kayda alınan kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
Elde Edilen Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi
Kayda alınan kişisel veriler yasa ve hukuka uygun şekilde, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilmektedir.
Kamera kaydı ile elde edilen kişisel verilerin saklanma süresi 60 gün, hukuki sebeplere dayanarak elde edilen kamera kaydı görüntüleri 2 yıl, ziyaretçilerden temin edilerek kayda alınan kişisel verilerin saklanma süresi ise 2 yıldır.
Elde Edilen Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla, Kimlere Aktarılacağı
Kayıt işlemleri sonucunda elde edilen bilgilere yetkili birimler tarafından belirlenmiş sınırlı sayıda çalışanın erişimi bulunmaktadır. Bu bilgilere, mevzuata uygun olarak yetkili kamu kurumlarına Kanunun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilmektedir. (Örneğin, bir olayın soruşturulması sırasında savcılığın veya hâkimin yazılı talebi ile)
Yukarıda sayılan durumlar haricinde kişisel verileriniz 3. kişilerle paylaşılmaz ve yurt dışına aktarılmaz.
Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.
Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Ve Anonimleştirilmesi
Bakanlığımızca; işbu Aydınlatma Metin’inde konu edinilen kişisel veriler, Kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Bakanlığın kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine uygun görülmesi halinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Veri Sahibinin Hakları
Bakanlık başvurularınızı etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
Kanunun “ilgili kişinin” haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizin, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre uygun şekilde yazılı olarak ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla Bakanlığımıza iletilmesi gereklidir.
Söz konusu haklarınıza yönelik başvurularınızı www.uab.gov.tr/kvkk adresimizde bulunan Veri Sahibi Başvuru Forumu’nu noter kanalıyla veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemler ile Hakkı Turayliç Cad. No:5 Emek Çankaya/ANKARA adresimize gönderebilir veya uab@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.
Bakanlığımız ilgili cevabını kişisel veri sahibine yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirebilecektir.
Kişisel veri sahibinin haklarında yer alan talebinizin hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak Bakanlığımıza iletilmesi durumunda, Bakanlığa ulaştığı tarihten itibaren talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.
Başvurunuza verilecek yazılı cevaplarımızın on sayfasına kadar ücret alınmayacak ancak on sayfanın üzerindeki her sayfa için Kanun ve ilgili diğer mevzuatlarda belirtildiği şekilde 1 Türk Lirası işlem ücreti alabilecektir.
İlettiğiniz bilgi ve belgelerin yanlış olması veya yetkisiz başvuru yapılması, geçerli bir dayanaktan yoksun olduğu veya kötüye kullanım amacı taşıdığı tespit edilen başvurunuzu reddetme hakkımız ile cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkımız saklıdır.
Clarification Text On Security Cameras And Visitor Registration Process Inside The Campus Of The Ministry Of Transport And Infrastructure
This clarification text has been prepared by Republic of Türkiye Ministry of Transport and Infrastructure (the Ministry) as “data controller” within the scope of Article 10 of the Personal Data Protection Law No. 6698 (the Law) and the Communiqué on the Procedures and Principles to be Followed in Fulfilling the Disclosure Obligation.
Method and Scope of Collection of Personal Data and Legal Basis
As “data controller”, the Ministry of Transport and Infrastructure of the Republic of Türkiye monitors by means of security cameras the entry and exit of personnel, visitors, subcontractors, cargo workers, etc. and their vehicles in the Ministry premises, entrance-exit gates, dining hall, conference hall, visitor waiting hall, common areas, common areas of work offices, indoor and outdoor parking lots, sports facilities, security booths, office floor corridors, building exteriors and facilities.
In order to ensure the security of our campuses, buildings and facilities and to monitor the entry and exit of visitors, the Ministry processes personal data by taking images with a closed-circuit camera system (CCTV) in accordance with the personal data processing conditions listed in the Law and by obtaining information such as the name, surname, Turkish ID number, entry-exit time, etc. of the visitors and processing them in the visitor logbook.
A limited number of personnel responsible for security and the relevant personnel of the Support Services Department are authorized to access these records.
The personal data of the visitors is obtained through camera surveillance and recording activity carried out by the Ministry of Transport and Infrastructure, based on the legal grounds put forth in the subparagraphs: "It is necessary for compliance with a legal obligation to which the data controller is subject" and "Processing of data is necessary for the legitimate interests pursued by the data controller, provided that this processing shall not violate the fundamental rights and freedoms of the data subject [persons whose personal data are processed]" of the Article 5 of the Personal Data Protection Law in accordance with the Law No. 5188 on Private Security Services and the regulation on the implementation of this law.
Announcement of Personal Data Processing Activity
The Ministry informs persons in accordance with Article 10 of the Law.
Visitors to the Ministry buildings are informed directly or in a layered manner through the use of texts posted or otherwise made available on the premises or at the entrance to the building.
For camera surveillance activities, the Ministry hangs a notification letter and a symbol and signboard/sticker at the entrances of the areas where surveillance is carried out.
It is aimed to prevent damage to the fundamental rights and freedoms of the data subjects, to ensure transparency and informing of the data subjects through multiple ways to notify on the camera surveillance activity.
Purpose of Execution of Personal Data Processing Activity and Limitation of Purpose
Personal data recorded by our Ministry in accordance with Article 4 of the Law, are processed in a limited and measured manner in connection with the purpose for which they are processed.
The data obtained for the purpose of tracking the visitor entry-exit are processed only for this purpose and are collected in physical records through logbook entries during the persons’ visit to the Ministry buildings and recorded in the data recording system.
The monitoring areas, the number of surveillance cameras and the time of monitoring are determined in order to provide sufficient security and for only this purpose.
Areas where surveillance would transgress privacy and security of the persons are not subject to monitoring (e.g. dressing rooms, restrooms, etc.).
Ensuring the Security of the Data Obtained
In accordance with Article 12 of the Law, the Ministry takes necessary technical and administrative measures to ensure the security of personal data obtained through camera surveillance and logbook registrations.
Duration of Retention of Personal Data Obtained
The personal data recorded are stored in accordance with the law, for the maximum period specified in the relevant legislation or any time required for the purpose for which they are processed and, in any case, for the legal statute of limitations.
The retention period of personal data obtained by camera recording is 60 days, the retention period of camera recording images obtained based on legal reasons is 2 years, and the retention period of personal data obtained from visitors is 2 years.
For What Purposes And To Whom The Obtained Personal Data Will Be Transferred
The information obtained from registration procedures is accessible to a limited number of employees determined by authorized departments. This information can be transferred to authorized public institutions in accordance with the legislation within the framework of the personal data processing conditions and purposes specified in Articles 8 and 9 of the Law. (For example, with the written request of a prosecutor/judge during the investigation of an incident)
Except for the cases listed above, your personal data is not shared with third parties and is not transferred any authorities/companies/organizations abroad.
A limited number of persons who have access to the records declare through a confidentiality commitment letter, that they will protect the confidentiality of the data they access.
Erasure, Destruction and Anonymization of Personal Data
Although the personal data subjected to this Clarification Text has been processed in accordance with the provisions of the Law, in the event that the reasons requiring its processing disappear, it will be deleted, destroyed or anonymized upon the Ministry's own decision or upon the request of the personal data subject, if deemed appropriate.
Rights of the Data Subject
The Ministry takes the necessary administrative and technical measures to finalize your applications effectively, expeditiously and accurately.
Your requests within the scope of Article 11 of the Law regulating the rights of the "relevant person" must be submitted to our Ministry in writing in accordance with the "Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller" or by using the registered electronic mail (KEP) address, secure electronic signature, mobile signature or the electronic mail address previously notified to the data controller by the relevant person and registered in the system of the data controller or through a software or application developed for the purpose of application.
You can send your applications regarding your rights in question to the Data subject Application Form at our address www.uab.gov.tr/kvkk via notary public or other methods determined by the Personal Data Protection Board to our address Hakkı Turayliç Street, No:5 Emek Çankaya/ANKARA or you can send it to uab@hs01.kep.tr with secure electronic signature.
The Ministry will be able to notify the relevant response to the data subject in writing or electronically.
In the event that your request included in the rights of the data subject is communicated to the Ministry in accordance with the law and the rule of honesty, it will be concluded free of charge as soon as possible and within 30 (thirty) days at the latest, depending on the nature of the request from the date it reaches the Ministry. However, if the transaction requires an additional cost, a fee may be charged in accordance with the tariff determined by the Board.
No fee will be charged for up to ten pages of our written responses to your application, but a transaction fee of 1 Turkish Lira may be charged for each page above ten pages as specified in the Law and other relevant legislation.
We reserve the right to reject your application if the information and documents you submit are inaccurate or you have made an unauthorized application, lack a valid basis or are found to be abusive, and we reserve the right to verify your identity before responding.
