Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) 10.maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı (Bakanlık) tarafından hazırlanmıştır.
T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı tarafından Kanun ve ilgili mevzuat kapsamında, personel ile telefon yoluyla iletişime geçen gerçek kişilerden elde edilen kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak Kanununun 10. maddesi uyarınca aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla paylaşılmaktadır.
Hazırladığımız aşağıdaki Aydınlatma Metni, kişisel verilerinizin toplanma yöntemleri, işlenme amaçları ve hukuki sebepleri, aktarılacağı kişilere ilişkin olarak haklarınız bilginize sunulmuştur.
Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi, Kapsamı ve Yasal Dayanak
Bakanlığımız hatlarını arayarak paylaşmış olduğunuz kişisel verileriniz, sadece sözlü görüşme sırasında toplanmakta ve saklanmaktadır.
Kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5. maddesinde yer alan “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” ve “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebine dayalı olarak işlenmektedir.
Kimlik bilgileri, iletişim bilgileri ve görüşme içerisinde belirttiğiniz kişisel verileri;
· Arayan kişiye doğru hitap edebilmek,
· Aramanın teyidi,
· Arama sayısının istatiksel tespiti,
· İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi/analizi/raporlanması/izlemi,
· Bilgi/danışma hizmeti temin süreçlerinin yürütülmesi,
· Hizmeti alan ve veren kişilerin işlem güvenliğinin yürütülmesi,
· İleride doğabilecek olan uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilmesi,
· Talep, öneri, memnuniyet, şikâyet, itiraz gibi bildirimlerin kayıt altına alınarak incelenmesi ve gerektiğinde yanıtlanması ile hizmet kalitesi takibi,
· Hukuki güvenliğin sağlanması,
· Kanuni hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi
amacıyla sınırlı olarak Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda belirtilen mevzuata uygun olmak şartı ile işlenmektedir.
Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Bakanlığımız tarafından Kanunun 12. maddesine uygun olarak, elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
Elde Edilen Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi
Alınan kişisel veriler yasa ve hukuka uygun şekilde, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilmektedir.
Elde Edilen Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla Kimlere Aktarılacağı
Telefon görüşmesi sonucunda elde edilen kişisel veriler, Bakanlığımız Bağlı, İlgili ve İlişkili Kurumları ile sizlerin hizmet kalitesini ve memnuniyetini arttırmak amacıyla paylaşılabilmekte olup 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 28 inci maddesinin ilk fıkrasında yer alan muafiyet halleri saklı kalmak üzere, hiçbir şekilde üçüncü taraflarla paylaşılmamakta ve yurt dışına aktarılmamaktadır.
Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Ve Anonimleştirilmesi
Bakanlığımızca; işbu Aydınlatma Metin’inde konu edinilen kişisel veriler, Kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Bakanlığın kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine uygun görülmesi halinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Veri Sahibinin Hakları
Bakanlık başvurularınızı etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
Kanunun “ilgili kişinin” haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizin, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre uygun şekilde yazılı olarak ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla Bakanlığımıza iletilmesi gereklidir.
Söz konusu haklarınıza yönelik başvurularınızı www.uab.gov.tr/kvkk adresimizde bulunan Veri Sahibi Başvuru Forumu’nu noter kanalıyla veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemler ile Hakkı Turayliç Cad. No:5 Emek Çankaya/ANKARA adresimize gönderebilir veya uab@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.
Bakanlığımız ilgili cevabını kişisel veri sahibine yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirebilecektir.
Kişisel veri sahibinin haklarında yer alan talebinizin hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak Bakanlığımıza iletilmesi durumunda, Bakanlığa ulaştığı tarihten itibaren talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.
Başvurunuza verilecek yazılı cevaplarımızın on sayfasına kadar ücret alınmayacak ancak on sayfanın üzerindeki her sayfa için Kanun ve ilgili diğer mevzuatlarda belirtildiği şekilde 1 Türk Lirası işlem ücreti alabilecektir.
İlettiğiniz bilgi ve belgelerin yanlış olması veya yetkisiz başvuru yapılması, geçerli bir dayanaktan yoksun olduğu veya kötüye kullanım amacı taşıdığı tespit edilen başvurunuzu reddetme hakkımız ile cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkımız saklıdır.
REPUBLIC OF TÜRKİYE MINISTRY OF TRANSPORT AND INFRASTRUCTURE
Clarification For Callers on the Rights and Obligations under the Personal Data Protection Law
This clarification text has been prepared by the Turkish Ministry of Transport and Infrastructure (Ministry) acting as the “data controller” within the scope of Article 10 of the Personal Data Protection Law (PDPL).
This text is issued by the Ministry of Transport and Infrastructure, within the scope of the PDPL and related legislation, for the purpose of fulfilling the obligation to inform in accordance with Article 10 of the PDPL regarding the processing of personal data obtained from persons (data subjects) contacting the personnel via telephone.
In the following is presented the collection methods of your data, along with the purposes and legal reasons for processing and the place and/or persons your data will be transferred to.
Personal Data Collection Method, Scope and Legal Basis
Your personal data, which is to be obtained once you have made a phone call to the Ministry, will be collected and stored only during the call.
Your personal data is processed on the basis of the legal grounds put forth in the Article 5 of the PDPL with these subparagraphs: “it is necessary for compliance with a legal obligation to which the data controller is subject” and “processing of data is necessary for the legitimate interests pursued by the data controller, provided that this processing shall not violate the fundamental rights and freedoms of the data subject.”
Identity information, contact information and personal data you specified throughout the call are processed in accordance with the PDPL for the purposes being limited to the following:
· identification of appropriate ways to address the caller
· confirmation of the call,
· statistical determination of the number of calls,
· execution/inspection/analysis/reporting/monitoring of work activities,
· execution of information/consultancy service processes,
· ensuring the security of services for the people who receive and provide the service,
· keeping evidence for potential disputes that may arise in the future,
· monitoring the service quality by recording and examining the submissions such as requests, suggestions, notices of satisfaction, complaints, objections, and responding when necessary.
· ensuring legal security,
· fulfillment of legal rights and obligations.
Ensuring the Security of Obtained Data
Necessary technical and administrative measures are taken by our Ministry to ensure the security of personal data obtained in accordance with Article 12 of the PDPL.
Retention Period of Obtained Personal Data
The personal data obtained are kept in accordance with the laws and for the maximum period specified in the relevant legislation or for the duration required for the purpose for which they are processed. In all cases, personal data is not to be kept beyond a legal time lapse..
The Purpose and Destination of Transfer of the Obtained Personal Data
The personal data obtained through the phone call may be shared with the affiliated, related and associated institutions of the Ministry in order to increase your service quality and satisfaction. These personal data are in no way, shape or form shared with third parties and are not transferred abroad except for the circumstances set out in the Article 28 of the PDPL.
Erasure, Destruction and Anonymization of Personal Data
Despite being processed in compliance with the provisions of this Law and other relevant laws, personal data mentioned in this text shall be erased, destructed or anonymized by the Ministry, upon the decision of the Ministry or upon the request of the data subject in the event that the reasons for the processing no longer exist.
Data Subject's Rights
The Ministry takes the necessary administrative and technical measures to conclude your applications effectively, quickly and accurately.
Your requests within the scope of Article 11 of the PDPL, which regulates the rights of the "relevant person", must be submitted in accordance with the "Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller", either in writing or through the registered electronic mail (KEP) address, electronic signature, mobile signature or the e-mail address that the relevant person previously submitted to the data controller and is registered in the data controller's system, or by means of a software or application developed for the purpose of application.
Regarding the rights of the data subject, you can fill in the data subject application form at www.uab.gov.tr/kvkk, and send it through a notary public or other methods determined by the Personal Data Protection Board, to Hakkı Turayliç Cad. No: 5 Emek Çankaya/ANKARA or send a digital copy to uab@hs01.kep.tr with a secure electronic signature.
The Ministry will notify the data subject in writing or electronically.
The process following your request regarding the rights of the data subject submitted to the Ministry in accordance with the laws and the rule of honesty shall be concluded free of charge as soon as possible and within 30 (thirty) days depending on the nature of the request, from the date it reaches the Ministry. However, if the process requires an additional cost, you may be charged in accordance with the tariff determined by the Board.
No fee will be charged for up to ten pages of our written answers to your application, but a processing fee of 1 Turkish Lira may be charged for each page over ten pages, as specified in the PDPL and other relevant legislation.
We reserve the right to reject your application and to verify your identity before responding in the events where
- the documents you have submitted are found to be inaccurate,
- you have made an unauthorized application,
- the application is devoid of a valid basis or has an abusive purpose.
