Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) 10.maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı (Bakanlık) tarafından hazırlanmıştır.
Bu metin, Bakanlığımız tarafından düzenlenen; toplantı, organizasyon, seminer, konferans, panel, çalıştay, kurs, eğitim ve benzeri faaliyetlere (kısaca etkinlik olarak adlandırılacaktır) katılım sağlayan/sağlayacağı bildirilen gerçek kişilerle ilgili faaliyet kapsamı ve süresince (faaliyet öncesi, esnası ve sonrası) elde edilen kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak Kanununun 10. maddesi uyarınca aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla paylaşılmaktadır.
Hazırladığımız Aydınlatma Metninde, işlenen kişisel verileriniz, işlenme amaçları, kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği, toplanma yöntemleri ve hukuki sebepleri ile işlenen verilerinize ilişkin olarak haklarınız bilginize sunulmuştur.
İşlenen Kişisel Veriler
Bakanlığımız tarafından kurum içinde veya kurum dışında düzenlenen, toplantı, seminer, konferans, panel, çalıştay, kurs, eğitim ve benzeri faaliyetleri kapsamında; ad, soyad, TCKN, doğum tarihi, mesleki unvan, adres, telefon, e-posta, pasaport no, kurumu veya okulu, bölüm bilgisi, ıslak imza, araç plaka bilgisi, etkinlik sırasında veya elektronik ortamlarda uzaktan bağlantı (çevrimiçi) yapılması halinde görüntülenen fotoğraf, video kaydı ve işitsel kayıt bilgileriniz ile toplantı esnasında belirttiğiniz diğer kişisel veriler işlenmektedir.
Kişisel Verilerin İşlenme Amacı
Bakanlık olarak işlemiş olduğumuz kişisel veriler;
· Etkinliğin içeriği ve süreçleriyle ilgili duyuru, bilgilendirme ve tanıtımın yapılması amacıyla iletişim kurulması,
· Bakanlığımız birimleri internet adreslerinde ve sosyal medya hesaplarında basın, haber ve iletişim süreçlerinin yürütülmesi ve sosyal medya/kamuoyu duyurularının yapılması,
· Etkinliğe katılım için kayıt süreçlerinin yönetilmesi,
· Etkinliğin temini, yürütülmesi, denetimi, analizi, raporlanması, izlemi, oturma düzeni,
· Etkinlik katılımcı sayısının istatistiksel tespiti,
· Katılım durumunun takip edilmesi ve teyidi,
· Katılımcılara doğru hitap edilmesi,
· Talep, öneri, memnuniyet, soru, şikâyet, itiraz gibi bildirimlerin kayıt altına alınarak incelenmesi ve gerektiğinde yanıtlanması ile hizmet kalitesi takibi,
· Etkinlik sonunda düzenlenen katılım belgesi veya sertifikanın düzenlenmesi ve teslim edilmesi süreçlerinin yönetilmesi,
· Hukuki güvenliğin sağlanması,
· Kanuni hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
amacıyla sınırlı olarak Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda belirtilen mevzuata uygun olmak şartı ile işlenmektedir.
İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarılabileceği
Kişisel verileriniz, işlenmelerini gerektiren etkinlik kapsamında bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, tarafımıza bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak, kaydedilmekte, depolanmakta, muhafaza edilmekte, yeniden düzenlenebilmektedir.
Ayrıca, kişisel verileriniz kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlara, Bakanlık merkez/taşra teşkilatı hizmet birimleri, bağlı, ilgili, ilişkili kuruluşları, diğer kamu kurum/kuruluşları, sivil toplum kuruluşları, yurtdışından katılım sağlayan kurum kuruluşlar ile yapılan toplantılar nedeniyle şeffaflık kuralları ve güvenlik gerekçesiyle yurtdışındaki ilgili kurum ve kuruluşlara, talep halinde bilgi verilmesi amacıyla heyet toplantısına katılacak üyeler ve diğer katılımcılara resmi kurum ve kuruluşlar ve yurtdışı muhatap kurumlara, etkinliklerin organize edilmesi ve yürütülmesi amacıyla yurtiçi ve yurtdışındaki ilgili resmi kurumlara, etkinlik ve organizasyon süreçlerinin yürütülmesi kapsamında ulaşım ve konaklama işlemlerinin yapılması amacıyla ilgili tedarikçi firmaya, sanal/online platformlarda düzenlenen toplantı/seminer/webinar/tanıtım/buluşma gibi etkinliklere katılım sağlanması, ilgili işlemlerin yürütülmesi amacıyla yurtiçi ve yurtdışındaki etkinlik katılımcılarına, basın, haber ve iletişim süreçlerinin yürütülmesi ve sosyal medya/kamuoyu duyurularının yapılması amacıyla yurtiçi ve yurtdışındaki basın, sosyal medya platformları ve kamuoyuna ve sunucu hizmeti alınması nedeniyle yurtiçi ve yurtdışında bulunan sunucular yanında toplantı katılım ve sertifika belgelerinin bastırılması için anlaşmalı olduğumuz basım evi (matbaa) ile paylaşılabilmekte ve Kanunda sayılan sair şekillerde işlenebilmektedir.
Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 28 inci maddesinin ilk fıkrasında yer alan muafiyet halleri saklı kalmak üzere, yukarıda sayılanlar dışında hiçbir şekilde üçüncü taraflarla paylaşılmamakta ve yurt dışına aktarılmamaktadır.
Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Paylaşılmış olan kişisel verileriniz, yürürlükteki mevzuata ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na uygun olarak otomatik olan ya da otomatik olmayan yöntemlerle (fiziksel veya elektronik ortamda) toplanmakta ve saklanmaktadır.
Kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5. maddesinde yer alan “Kanunlarda açıkça öngörülmesi”, “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması”, “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”, “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” ve “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebine dayalı olarak işlenmektedir.
Veri Sahibinin Hakları
Bakanlık başvurularınızı etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
Kanunun “ilgili kişinin” haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizin, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre uygun şekilde yazılı olarak ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla Bakanlığımıza iletilmesi gereklidir.
Söz konusu haklarınıza yönelik başvurularınızı www.uab.gov.tr/kvkk adresimizde bulunan Veri Sahibi Başvuru Forumu’nu noter kanalıyla veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemler ile Hakkı Turayliç Cad. No:5 Emek Çankaya/ANKARA adresimize gönderebilir veya uab@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.
Bakanlığımız ilgili cevabını kişisel veri sahibine yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirebilecektir.
Kişisel veri sahibinin talebinin hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak Bakanlığımıza iletilmesi durumunda, Bakanlığa ulaştığı tarihten itibaren talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.
Başvurunuza verilecek yazılı cevaplarımızın on sayfasına kadar ücret alınmayacak ancak on sayfanın üzerindeki her sayfa için Kanun ve ilgili diğer mevzuatlarda belirtildiği şekilde 1 Türk Lirası işlem ücreti alabilecektir.
İlettiğiniz bilgi ve belgelerin yanlış olması, yetkisiz başvuru yapılması, geçerli bir dayanaktan yoksun olduğu veya kötüye kullanım amacı taşıdığı tespit edilen başvurunuzun olması durumlarında ise reddetme hakkımız ile cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkımız saklıdır.
