KVKK Dokümanları

T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı ALO 123 Sistemi Aydınlatma Metni

Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” kenar başlıklı 10 uncu maddesi uyarınca ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu olan T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı (Bakanlık) tarafından, mobil uygulama (ALO 123) kullanıcılarına, kullanıcılara ait kişisel veriler hususunda bilgilendirme yapmak amacıyla hazırlanmıştır. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca veri sorumlusu sıfatını haiz Bakanlığın merkez adresi “Hakkı Turayliç Cad. No:5 Emek Çankaya/ANKARA” dır.

Veri Sorumlusunun Kimliği

Bu sistemde işlenen kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı’dır.

Kişisel Verilerin İşlenme Amacı

Bu sistemde; Adı, soyadı, iletişim, cinsiyet, engel durumu, eğitim durumu, adres, görüntü, ses ve konum bilgileri kişisel verileriniz şu amaçlarla işlenmektedir:

Sizlere doğru hitap edilebilmesi, aramanın teyidi, arama sayısının istatistiksel tespiti, vatandaş bildirim süreçlerinin yürütülmesi,  iş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi/analizi/raporlanması/izlemi, talep/şikayetlerin takibi, bilgi/danışma hizmeti temin süreçlerinin yürütülmesi, bir sonraki hizmet talebinizde profil kaydınızı hazır bulundurmak, acil durum bildirimlerinizde adresinizin tespiti, hizmeti alan ve veren kişilerin işlem güvenliğinin yürütülmesi, kurumun hizmet temini sürecinin yürütülmesi  ve ileride doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması amaçlarıyla Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda belirtilen mevzuata uygun olmak şartı ile işlenmektedir.

Konum verisi, sadece anlık olarak kullanılmakta, kayıt altına alınmamaktadır. Konum servislerinizin kapalı olması halinde konum bilginiz işlenmemektedir.

Kişisel Verilerin Aktarımı

Talebiniz ve uygulamayı kullanımınız ile ilgili bu kişisel veriler, Bakanlığımız Bağlı, İlgili ve ilişkili Kurumları ile sizlerin hizmet kalitesini ve memnuniyetini arttırmak amacıyla paylaşılabilmekte olup 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 28 inci maddesinin ilk fıkrasında yer alan muafiyet halleri saklı kalmak üzere, hiçbir şekilde üçüncü taraflarla paylaşılmamaktadır.

Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz tamamen otomatik yollarla (bu sistem aracılığı ile) elde edilmekte olup kişisel verilerinizin işlenmesinin hukuki dayanağı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 5 inci maddesinin ikinci fıkrasının (ç) bendi uyarınca veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve (f) ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.

İlgili Kişilerin Hakları ve Veri Sorumlusuna Başvuru

Sistem Kullanıcıları 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11 inci maddesinde düzenlenen haklarını, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 13 üncü maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümleri çerçevesinde Bakanlığa başvurmak suretiyle kullanabilir.

Başvurularınızı www.uab.gov.tr/kvkk adresimizde bulunan Veri Sahibi Başvuru Formu’nu, noter kanalıyla veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemler ile Hakkı Turayliç Caddesi No:5 Emek Çankaya/ANKARA adresine yazılı gönderebilir veya uab@hs01.kep.tr elektronik posta adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Talebinize en kısa sürede ve kanuna uygun olarak en geç otuz (30) gün içerisinde geri dönüş yapılacaktır. İşlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Bakanlık’ın Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarife üzerinden kanuna uygun olarak ücret talep etme hakkı saklıdır.

ALO 123 Request Management System KVKK and Privacy Policy

Clarification Text Regarding ALO 123 System of The Turkish Republic Ministry of Transport and Infrastructure

This Clarification Text is in accordance with the title line nr. 10 that includes ‘’The Duty of Data Controller to Clarify’’ of the Law on the Protection of Personal Data nr. 6698. Within the Law on the Protection of Personal Data, the Clarification Text is provided by T.C Ministry of Transport and Infrastructure (the Ministry) to inform the users of the mobile application (ALO 123) regarding protection of personal data. The address of the Ministry that possesses the title of controller in accordance with the Law on the Protection of Personal Data is ‘’Hakkı Turalyiç St. No: 5 Emek Çankaya/ANKARA’’.

Identity of the Data Controller

T.C Ministry of Transport and Infrastructure is the controller of data that is processed in the system.

The Aim of Processing Personal Data

Name, surname, contact information, gender, disability status, educational status, address, image, and location will be processed by the system for following reasons:

To address the users correctly, to verify telephone calls, to identify the calls statistically, to track reports from citizens, to conduct/supervise/analyze/report and monitor activities concerning, to track requests and complaints, to conduct activities regarding information and inquiry, to keep available necessary information in case of new request, to identify location in case of emergency, to ensure process security of those providers and receivers of service, to carry out necessary service, and to use for possible disputes as a proof. All the information stated above will be used according to statute indicated by the Law on the Protection of Personal Data.

Information concerning location will be only used instantly ;therefore, it cannot be recorded. Location data cannot be processed if location service is closed.

Transfer of Personal Data

Your request related to your use of our ministry and the application of personal data associated with the institutions to increase the quality of your service and satisfaction, whether Law No. 6698 on the protection of personal data can be shared in the first paragraph of Article 28 of the exemption to the state, without prejudice in any way will not be shared with third parties.

Methods of Collecting Data and Legal Basis

Personal data is obtained by fully automatic means (via this system), and the legal basis for the processing of personal data is that it is mandatory for the data controller to fulfill its legal obligation pursuant to subparagraph (ç) of the second paragraph of Article 5 of the Law on the Protection of Personal Data No. 6698 and (f) provided that it does not harm the fundamental rights and freedoms of the data subject, data processing is mandatory for the legitimate interests of the data controller, based on the legal reason.  

Rights of Relevant Persons and Application to Data Controller 

System Users can exercise their rights set out in Article 11 of the Personal Data Protection Law No. 6698, by applying to the Ministry within the framework of the provisions of Article 13 of the Personal Data Protection Law No.

You can send the Application Form in writing to Hakkı Turayliç Street No:5 Emek Çankaya/ANKARA via a notary public or other methods determined by the Personal Data Protection Board, or send it to uab@hs01.kep.tr electronic mail address with secure electronic signature. Your request will be responded to as soon as possible and in accordance with the law, within thirty (30) days at the latest.  In the event that the transaction also requires a cost, the Ministry reserves the right to charge a fee based on the tariff determined by the Personal Data Protection Board in accordance with the law.

İşbu Çerez Politikası ve Aydınlatma Metni (“Politika”); Türkiye Cumhuriyeti Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı (“Bakanlık”) tarafından yürütülen ve Bakanlığa ait olan www.uab.gov.tr internet sitesi hakkında (“İnternet Sitesi”) çerez kullanımına ilişkin ilkeleri ve Bakanlık olarak veri sorumlusu sıfatıyla İnternet Sitesinin tarafımızca işletilmesi sebebiyle; veri işleme amacı, veri kategorileri, verilerin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği ve verileriniz ile ilgili haklarınızın neler olduğuna dair beyan ve açıklamalarımızı içermektedir.

• İnternet Sitesini iyileştirmek ve İnternet Sitesi üzerinden yeni özellikler sunmak ve sunulan özellikleri sizlerin tercihlerine göre kişiselleştirmek;
• İnternet Sitesinin çeşitli özelliklerinin ve işlevlerinin düzgün bir şekilde çalışmasını sağlamak (örn. oturumunuzu açık tutmak, dinamik içeriği yerleştirmek vb.);
• İnternet sitemizin ziyaretçilerimiz tarafından nasıl kullanıldığı hakkında en çok tıklanan bağlantılar, en çok ziyaret edilen sayfalar, görüntülenen hata mesajı sayısı gibi, şahsa özel olmayan, genel bilgiler toplamak ve bu bilgileri analiz ederek hatalı sayfaları işler hale getirmek, web sitemizi geliştirmek, tercih edilmeyen sayfaları kaldırmak veya iyileştirmek.
•  İnternet Sitesinden nasıl haberdar olduğunuzu belirlemek,
• Trafik istatistikleri oluşturmak,
• İnternet reklamcılığı, Targeting ve re-targeting (=hedefleme ve yeniden hedefleme), çapraz satış, kampanya, fırsat ve ürün/hizmet reklamları gibi size özel ürün ve hizmetlere yönelik fırsatlar sunmak, tercihlerinizi göz önünde bulundurarak önerilerde bulunmak.

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) 10.maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı (Bakanlık) tarafından hazırlanmıştır.

T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı tarafından Kanun ve ilgili mevzuat kapsamında, personel ile telefon yoluyla iletişime geçen gerçek kişilerden elde edilen kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak Kanununun 10. maddesi uyarınca aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla paylaşılmaktadır.

Hazırladığımız aşağıdaki Aydınlatma Metni, kişisel verilerinizin toplanma yöntemleri, işlenme amaçları ve hukuki sebepleri, aktarılacağı kişilere ilişkin olarak haklarınız bilginize sunulmuştur.

Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi, Kapsamı ve Yasal Dayanak

Bakanlığımız hatlarını arayarak paylaşmış olduğunuz kişisel verileriniz, sadece sözlü görüşme sırasında toplanmakta ve saklanmaktadır.

 Kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5. maddesinde yer alan “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” ve “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebine dayalı olarak işlenmektedir.

Kimlik bilgileri, iletişim bilgileri ve görüşme içerisinde belirttiğiniz kişisel verileri;

·         Arayan kişiye doğru hitap edebilmek,

·         Aramanın teyidi,

·         Arama sayısının istatiksel tespiti,

·         İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi/analizi/raporlanması/izlemi,

·         Bilgi/danışma hizmeti temin süreçlerinin yürütülmesi,

·         Hizmeti alan ve veren kişilerin işlem güvenliğinin yürütülmesi,

·         İleride doğabilecek olan uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilmesi,

·         Talep, öneri, memnuniyet, şikâyet, itiraz gibi bildirimlerin kayıt altına alınarak incelenmesi ve gerektiğinde yanıtlanması ile hizmet kalitesi takibi,

·         Hukuki güvenliğin sağlanması,

·         Kanuni hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi

amacıyla sınırlı olarak Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda belirtilen mevzuata uygun olmak şartı ile işlenmektedir.

Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

Bakanlığımız tarafından Kanunun 12. maddesine uygun olarak, elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

Elde Edilen Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi

Alınan kişisel veriler yasa ve hukuka uygun şekilde, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilmektedir.

Elde Edilen Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla Kimlere Aktarılacağı

Telefon görüşmesi sonucunda elde edilen kişisel veriler, Bakanlığımız Bağlı, İlgili ve İlişkili Kurumları ile sizlerin hizmet kalitesini ve memnuniyetini arttırmak amacıyla paylaşılabilmekte olup 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 28 inci maddesinin ilk fıkrasında yer alan muafiyet halleri saklı kalmak üzere, hiçbir şekilde üçüncü taraflarla paylaşılmamakta ve yurt dışına aktarılmamaktadır.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Ve Anonimleştirilmesi

Bakanlığımızca; işbu Aydınlatma Metin’inde konu edinilen kişisel veriler, Kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Bakanlığın kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine uygun görülmesi halinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Veri Sahibinin Hakları

Bakanlık başvurularınızı etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

Kanunun “ilgili kişinin” haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizin, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre uygun şekilde yazılı olarak ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla Bakanlığımıza  iletilmesi gereklidir.

Söz konusu haklarınıza yönelik başvurularınızı www.uab.gov.tr/kvkk adresimizde bulunan Veri Sahibi Başvuru Forumu’nu noter kanalıyla veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemler ile Hakkı Turayliç Cad. No:5 Emek Çankaya/ANKARA adresimize gönderebilir veya uab@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.

Bakanlığımız ilgili cevabını kişisel veri sahibine yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirebilecektir.

Kişisel veri sahibinin haklarında yer alan talebinizin hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak Bakanlığımıza iletilmesi durumunda, Bakanlığa ulaştığı tarihten itibaren talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.

Başvurunuza verilecek yazılı cevaplarımızın on sayfasına kadar ücret alınmayacak ancak on sayfanın üzerindeki her sayfa için Kanun ve ilgili diğer mevzuatlarda belirtildiği şekilde 1 Türk Lirası işlem ücreti alabilecektir.

İlettiğiniz bilgi ve belgelerin yanlış olması veya yetkisiz başvuru yapılması, geçerli bir dayanaktan yoksun olduğu veya kötüye kullanım amacı taşıdığı tespit edilen başvurunuzu reddetme hakkımız ile cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkımız saklıdır. 

REPUBLIC OF TÜRKİYE MINISTRY OF TRANSPORT AND

INFRASTRUCTURE

Clarification For Callers on the Rights and Obligations under the Personal Data Protection Law

This clarification text has been prepared by the Turkish Ministry of Transport and Infrastructure (Ministry) acting as the “data controller” within the scope of Article 10 of the Personal Data Protection Law (PDPL).

This text is issued by the Ministry of Transport and Infrastructure, within the scope of the PDPL and related legislation, for the purpose of fulfilling the obligation to inform in accordance with Article 10 of the PDPL regarding the processing of personal data obtained from persons (data subjects) contacting the personnel via telephone.

In the following is presented the collection methods of your data, along with the purposes and legal reasons for processing and the place and/or persons your data will be transferred to.

Personal Data Collection Method, Scope and Legal Basis

Your personal data, which is to be obtained once you have made a phone call to the Ministry, will be collected and stored only during the call.

Your personal data is processed on the basis of the legal grounds put forth in the Article 5 of the PDPL with these subparagraphs: “it is necessary for compliance with a legal obligation to which the data controller is subject” and “processing of data is necessary for the legitimate interests pursued by the data controller, provided that this processing shall not violate the fundamental rights and freedoms of the data subject.”

Identity information, contact information and personal data you specified throughout the call are processed in accordance with the PDPL for the purposes being limited to the following:

·      identification of appropriate ways to address the caller   

·      confirmation of the call,

·      statistical determination of the number of calls,

·      execution/inspection/analysis/reporting/monitoring of work activities,

·      execution of information/consultancy service processes,

·      ensuring the security of services for the people who receive and provide the service,

·      keeping evidence for potential disputes that may arise in the future,

·      monitoring the service quality by recording and examining the submissions such as requests, suggestions, notices of satisfaction, complaints, objections, and responding when necessary.

·      ensuring legal security,

·      fulfillment of legal rights and obligations.

Ensuring the Security of Obtained Data

Necessary technical and administrative measures are taken by our Ministry to ensure the security of personal data obtained in accordance with Article 12 of the PDPL.

Retention Period of Obtained Personal Data

The personal data obtained are kept in accordance with the laws and for the maximum period specified in the relevant legislation or for the duration required for the purpose for which they are processed.In all cases, personal data is not to be kept beyond a legal time lapse..

The Purpose and Destination of Transfer of the Obtained Personal Data

The personal data obtained through the phone call may be shared with the affiliated, related and associated institutions of the Ministry in order to increase your service quality and satisfaction. These personal data are in no way, shape or form shared with third parties and are not transferred abroad except for the circumstances set out in the Article 28 of the PDPL.

Erasure, Destruction and Anonymization of Personal Data

Despite being processed in compliance with the provisions of this Law and other relevant laws, personal data mentioned in this text shall be erased, destructed or anonymized by the Ministry, upon the decision of the Ministry or upon the request of the data subject in the event that the reasons for the processing no longer exist.

Data Subject's Rights

The Ministry takes the necessary administrative and technical measures to conclude your applications effectively, quickly and accurately.

Your requests within the scope of Article 11 of the PDPL, which regulates the rights of the "relevant person", must be submitted in accordance with the "Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller", either in writing or through the registered electronic mail (KEP) address, electronic signature, mobile signature or the e-mail address that the relevant person previously submitted to the data controller and is registered in the data controller's system, or by means of a software or application developed for the purpose of application.

Regarding the rights of the data subject, you can fill in the  data subject application form at www.uab.gov.tr/kvkk, and send it through a notary public or other methods determined by the Personal Data Protection Board, to Hakkı Turayliç Cad. No: 5 Emek Çankaya/ANKARA or send a digital copy to uab@hs01.kep.tr with a secure electronic signature.

The Ministry will notify the data subject in writing or electronically.

The process following your request regarding the rights of the data subject submitted to the Ministry in accordance with the laws and the rule of honesty shall be concluded free of charge as soon as possible and within 30 (thirty) days depending on the nature of the request, from the date it reaches the Ministry. However, if the process requires an additional cost, you may be charged in accordance with the tariff determined by the Board.

No fee will be charged for up to ten pages of our written answers to your application, but a processing fee of 1 Turkish Lira may be charged for each page over ten pages, as specified in the PDPL and other relevant legislation.

We reserve the right to reject your application and to verify your identity before responding in the events where

- the documents you have submitted are found to be inaccurate,

- you have made an unauthorized application,

- the application is devoid of a valid basis or has an abusive purpose.