Kişisel Verileri Korunması Kanunu (KVKK) Dokümanları ve Aydınlatma Metinleri

İlgili Kişi Hakları Başvuru Yönetim Süreci Politikası Dokümanı

Kişisel Veri İhlal Yönetim Süreci Politikası Dokümanı

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası Dokümanı

Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Politikası Dokümanı

Güvenli Veri Paylaşım Politikası Dokümanı

T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı ALO 123 Talep Yönetim Sistemi Aydınlatma Metni 

Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” kenar başlıklı 10 uncu maddesi uyarınca ve mezkûr Kanun kapsamında veri sorumlusu olan T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı (Bakanlık) tarafından, ALO 123 Talep Yönetim Sistemi (TYS) kullanıcılarına, kullanıcılara ait kişisel veriler hususunda bilgilendirme yapmak amacıyla hazırlanmıştır. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca veri sorumlusu sıfatına haiz Bakanlığın merkez adresi “Hakkı Turayliç Cad. No:5 Emek Çankaya/ANKARA” dır.

Kişisel Verilerin İşlenme Amacı

Bu sistemde; ad, soyad, iletişim, adres, cinsiyet, engel durumu, eğitim durumu, görüntü, ses ve konum bilgisi verileri, öncelikle doğru hitap edilmesi, yapılan talep ve şikayetlerin teyit ve takip edilmesi, taleplerle ilgili istatistiki ve raporlama çalışmalarının yürütülmesi, iletişim faaliyetleri ve vatandaş bildirim süreçlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin sürekliliğinin sağlanması/yürütülmesi/denetimi/analizi/raporlanması/izlenimi, bilgi/danışma hizmeti temin süreçlerinin yürütülmesi, profil kaydının bir sonraki hizmet talebinde hazır bulunması, acil durum bildirimlerinde konum tespiti, hizmet süreçlerinin düzgün bir şekilde işlemesi ve güvenliğinin sağlanması, hizmeti alan ve veren kişilerin güvenliğinin sağlanması, kurumların hizmet temini sürecinin uygun şartlarda yürütülmesi, ileride çıkabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması amacıyla işlenmektedir. Anlık konum verisi, yalnızca hizmet akışının sağlıklı bir şekilde yürütülmesi amacıyla işlenmekte ve kayıt altına alınmamaktadır. Konum servisinin kapalı olması durumunda bu veri herhangi bir şekilde işlenmemektedir. 

Kişisel Verilerin Aktarımı

Kişisel verilere; yapılan başvuru ve uygulamanın kullanımı doğrultusunda hizmet kalitesinin artırılması, memnuniyetin sağlanması, hizmet süreçlerinin etkin ve kesintisiz yürütülmesi amacıyla yetkili birimler tarafından belirlenmiş sınırlı sayıda çalışanın erişimi bulunmaktadır.

Kişisel veriler, kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde sistem kapsamındaki hizmet sağlayıcıları ve hizmet verenler (Bakanlık, bağlı, ilgili ve ilişkili kuruluşları) ile mevzuata uygun yetkili kamu kurumlarına Kanunun 8 inci maddesinde belirtilen kapsamda aktarılabilmektedir.

Yukarıda sayılan durumlar haricinde ve Kanunun 28 inci maddesinde yer alan muafiyet hakları saklı kalmak üzere kişisel veriler üçüncü kişilerle paylaşılmaz ve yurt dışına aktarılmaz.

Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

İlgili Kişilerin Hakları ve Veri Sorumlusuna Başvuru

Sistem Kullanıcıları 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11 inci maddesinde düzenlenen haklarını, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 13 üncü maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümleri çerçevesinde Bakanlığa başvurmak suretiyle kullanabilir.

Başvurularınızı www.uab.gov.tr/kvkk adresimizde bulunan Veri Sahibi Başvuru Formu’nu, noter kanalıyla veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemler ile Hakkı Turayliç Caddesi No:5 Emek Çankaya/ANKARA adresine yazılı gönderebilir veya uab@hs01.kep.tr elektronik posta adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Talebinize en kısa sürede ve kanuna uygun olarak en geç otuz (30) gün içerisinde geri dönüş yapılacaktır. İşlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Bakanlık’ın Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarife üzerinden kanuna uygun olarak ücret talep etme hakkı saklıdır.

LINE 123 Demand Management System KVKK and Privacy Policy

RfT Ministry of Transport and Infrastructure LINE 123 Demand Management System Information Text 

This Information Text has been prepared in accordance with the Article 10 of the Law Numbered 6698 about the Protection of Personal Data (Law) titled “Information Obligation of the Data Controller” and by the Ministry of Transport and Infrastructure of the RfT (Ministry), which is the data controller within the scope of the said Law, in order to inform the users of the LINE 123 Request Management System (TYS) about the personal data of the users. The central address of the Ministry, which has the title of data controller in accordance with the Personal Data Protection Law, is "Hakkı Turayliç Cad. No:5 Emek Çankaya/ANKARA".

Purpose of Processing Personal Data

In this system, name, surname, contact, address, gender, disability status, education status, image, voice and location information data, confirming and following up on requests and complaints, conducting statistical and reporting studies regarding requests, conducting communication activities and citizen notification rocesses, ensuring/executing/auditing/analyzing/reporting/monitoring the continuity of business activities, conducting information/advisory service provision processes, having the profile record ready for the next service request, determining the location in emergency notifications, ensuring the proper operation and security of service processes, ensuring the transaction security of the persons receiving and providing the service, conducting the service provision process of institutions under appropriate conditions, and using it as evidence in possible future disputes are processed primarily for the purpose of addressing correctly. Instant location data is processed and not recorded solely for the purpose of ensuring the smooth operation of the service flow. In case where the location service is turned off, this data is not processed in any way.

Transferring Personal Data

Access to the personal data is provided to a limited number of employees determined by authorized units in order to increase service quality, ensure satisfaction, and conduct effective and uninterrupted execution of service processes in line with the application made and the use of the application. Personal data can be transferred to the service providers and service suppliers (Ministry, affiliated, related and related institutions) within the scope of the system and authorized public institutions in accordance with the legislation, within the scope specified in Article 8 of the Law, within the framework of the conditions and purposes of personal data processing.

Except for the situations listed above and without prejudice to the exemption rights set forth in Article 28 of the Law, personal data is not be shared with third parties or transferred abroad

Method and Legal Reason for Collecting Personal Data

The personal data is obtained completely automatically (through this system) and the data is processed based on the legal grounds of “It is mandatory for the protection of the life or physical integrity of the person who is unable to give his/her consent due to a de facto impossibility or whose consent is not legally valid, or of another person” in subparagraph (b) of the second paragraph of Article 5 of the Law, “It is mandatory for the data controller to fulfill his/her legal obligation” in subparagraph (ç), “Data processing is mandatory for the legitimate interests of the data controller, provided that it does not harm the fundamental rights and freedoms of the relevant person” in subparagraph (f) and “Data processing is mandatory for the legitimate interests of the data controller, provided that it does not harm the fundamental rights and freedoms of the relevant person” in subparagraph (a) of the third paragraph of Article 6.

Rights of Relevant Persons and Application to Data Controller 

System Users can exercise their rights regulated in Article 11 of the Personal Data Protection Law Numbered 6698 by means of applying to the Ministry within the framework of Article 13 of the said Law and the Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller.

Applications can be sent written to the Data Owner Application Form, which can be found on our website www.uab.gov.tr/kvkk, via a notary public or other methods determined by the Personal Data Protection Board, to Hakkı Turayliç Caddesi No:5 Emek Çankaya/ANKARA or forward to the e-mail address uab@hs01.kep.tr with a secure electronic signature. Requests will be responded to as soon as possible and within thirty (30) days at the latest in accordance with the law. In case here the transaction requires an additional cost, the right to request a fee in accordance with the law is reserved based on the tariff determined by the Personal Data Protection Board.

İşbu Çerez Politikası ve Aydınlatma Metni (“Politika”); Türkiye Cumhuriyeti Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı (“Bakanlık”) tarafından yürütülen ve Bakanlığa ait olan www.uab.gov.tr internet sitesi hakkında (“İnternet Sitesi”) çerez kullanımına ilişkin ilkeleri ve Bakanlık olarak veri sorumlusu sıfatıyla İnternet Sitesinin tarafımızca işletilmesi sebebiyle; veri işleme amacı, veri kategorileri, verilerin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği ve verileriniz ile ilgili haklarınızın neler olduğuna dair beyan ve açıklamalarımızı içermektedir.

• İnternet Sitesini iyileştirmek ve İnternet Sitesi üzerinden yeni özellikler sunmak ve sunulan özellikleri sizlerin tercihlerine göre kişiselleştirmek;
• İnternet Sitesinin çeşitli özelliklerinin ve işlevlerinin düzgün bir şekilde çalışmasını sağlamak (örn. oturumunuzu açık tutmak, dinamik içeriği yerleştirmek vb.);
• İnternet sitemizin ziyaretçilerimiz tarafından nasıl kullanıldığı hakkında en çok tıklanan bağlantılar, en çok ziyaret edilen sayfalar, görüntülenen hata mesajı sayısı gibi, şahsa özel olmayan, genel bilgiler toplamak ve bu bilgileri analiz ederek hatalı sayfaları işler hale getirmek, web sitemizi geliştirmek, tercih edilmeyen sayfaları kaldırmak veya iyileştirmek.
•  İnternet Sitesinden nasıl haberdar olduğunuzu belirlemek,
• Trafik istatistikleri oluşturmak,
• İnternet reklamcılığı, Targeting ve re-targeting (=hedefleme ve yeniden hedefleme), çapraz satış, kampanya, fırsat ve ürün/hizmet reklamları gibi size özel ürün ve hizmetlere yönelik fırsatlar sunmak, tercihlerinizi göz önünde bulundurarak önerilerde bulunmak.

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) 10.maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı (Bakanlık) tarafından hazırlanmıştır.

Veri sorumlusu sıfatıyla işlediğimiz her türlü kişisel verileriniz; işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, tarafımıza bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak yasa ve hukuka uygun şekilde ve ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilmektedir.

Kişisel Verilerin Toplanma Amacı, Yöntemi ve Yasal Dayanak

Bakanlığımızın bağlı bulunduğu kanun ve ilgili mevzuatları kapsamında personele sunulacak hizmetlerde kullanılmak, bakanlık hizmetlerini gerçekleştirmek, bu kapsamda her türlü iş ve işlemin sahibini ve muhatabını belirlemek üzere bilgilerini tespit için, kanun kapsamında kişisel veri olarak nitelendirilen kimlik bilgileri, adres, telefon numarası, vergi numarası ve diğer bilgileri kaydetmek, kâğıt üzerinde ya da elektronik ortamda gerçekleştirilecek iş ve işlemlere dayanak olacak bilgi ve belgeleri düzenlemek, ilgili mevzuat uyarınca adli ve idari tüm yetkili makamlara öngörülen bilgi saklama, raporlama ve bilgilendirme yükümlülüklerine uymak, bağlı bulunulan mevzuat kapsamındaki hizmetleri yerine getirebilmek, meri mevzuat gereği sunulan veya talep edilen diğer hizmetleri yerine getirebilmektir.

Kişisel veriler, elektronik ve elektronik olmayan ortamlardaki müracaat ve bilgi formlarının doldurulması, elden, e-posta, telefon yoluyla, yazılı form veya yüz yüze yapılan görüşmeler sırasında yapılan paylaşımlar ile Bakanlığımız tarafından yapılan araştırmalar kapsamında ilgili kurum ve kuruluşlar ve gerçek kişiler vasıtasıyla, talep edilen bilgi ve belgelerin sunulması, Bakanlık ya da Bakanlığımız personelinin kurumsal e-posta adreslerine elektronik posta gönderilmesi yahut Bakanlık bilişim sistemlerini kullanması, sözlü veya yazılı olarak, basılı formların, elektronik ortamlarda bulunan formların doldurulması suretiyle, Bakanlık yerleşkelerinin ziyaret edilmesi, bağlı birimlerinin ve eklentilerinin, ortak alanların kullanılması, Bakanlık web sayfasının kullanılması, internet üzerinden kullanıma sunulan uygulamaların kullanılması, çağrı hizmetleri, sosyal medya hesapları, e-posta, telefon ve iletişim kanalları vasıtasıyla, düzenlenen eğitimler, organizasyonlar ve benzeri etkinlikler aracılığıyla Bakanlığımız faaliyetleri kapsamında, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır.

Kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5.maddesinde belirtilen kişisel verilerin işlenme şartlarına dayanılarak işlenmekte olup, Bakanlık söz konusu maddede öngörülen hallerde açık rıza olmaksızın genel nitelikli verileri işleyebilme hakkına sahiptir.

Kişisel Veri Kategorileri ve İşlenecek Kişisel Veriler

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca, personele/personel adayları ile bunların bakmakla yükümlü olduğu kişilere ilişkin aşağıdaki kişisel veriler; veri sorumlusu olarak Bakanlık tarafından işlenebilecektir.

·      Kimlik Verileri: Ad, Soyad, TCKN, Anne Adı, Baba Adı, Cinsiyet, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Durum, Kimlik Seri No, Nüfus Kayıt Bilgileri (Kayıtlı İl-İlçe-Mahalle/Köy, Cilt No, Seri No, Aile Sıra No), SGK Sicil No, Kardeş Bilgileri, Önceki Soyadı, Çocuk Sayısı, Şehit/Gazi Yakınlığı Bilgisi, Yetiştirme Yurdu Kayıtları, Nüfus Kayıt Örneği, Sürücü Belgesi, İmza/Islak İmza

·       İletişim Verileri: Adres, Telefon Numarası, Dâhili Telefon Numarası, GSM No, e-Posta

·       Lokasyon Verileri: Yer Bilgisi

·     Özlük Verileri: Kurum Adı, Çalışılan Birim, Kurum Sicil No, Kurum Unvanı, İşe Başlama Tarihi, Özgeçmiş, Öğrenim, Diploma, Sertifika Bilgisi, Eş, Çocuk, Anne, Baba bilgileri, Aile Bireyleri Kimlik, Nüfus Kayıt Bilgileri, İlgi Alanları, İzin Bilgisi, Bordro Bilgileri, Maaş Bilgisi, Askerlik Durum Belgesi, Askerlik Sevk Tarihi, Askerlik Terhis Tarihi, Askerlik Sayılmayan Gün Bilgisi, Mal Bildirim Beyanı, Emekli Sicil No, SGK Sicil No, SGK İşe Giriş Bildirgesi, SGK İşten Ayrılma Bildirgesi, Sosyal Güvenlik Primleri, Sicil ve Başarı Değerlendirmeleri, Disiplin Cezası, Ölüm Raporu,

·    Hukuki İşlem Verileri: İcra Bilgisi, İcra/Nafaka Dosya No, İcra/Nafaka Borç Bilgisi, Nafaka Ödeme Bilgisi, Bakanlığımızın da Taraf Olduğu Personel ile ilgili (Davacı/Davalı) Dava Bilgisi

·    Fiziksel Mekân Güvenliği Verileri: Güvenlik Kamera Kayıtları, Turnike giriş-çıkış kayıtları

·    İşlem Güvenliği Verileri: IP Adresi, İnternet Sitelerinin Erişim Bilgileri, IP Bilgileri, Kullanılan Yazılım ve Uygulamaların ID, Kullanıcı Adı, Üyelik Bilgileri; Uzaktan Bağlantı İşlem Güvenliği Bilgisi

·   Finans Verileri: Banka Hesap Numarası, IBAN Numarası, Ödeme Tutarları, Fatura, Yasal Kesintiler, Özel Kesintiler, Ödemeye Esas Belge (Fatura, Dekont vb.), Yıllık Gelir Bilgisi

·    Mesleki Deneyim: Öğrenim Durumu, Eğitim/Kurs Bilgileri, Mezun Olduğu Okul-Bölüm Bilgisi, Mezuniyet Tarihi, Transkript, KPSS Puanı, KPSS Yerleştirme Bilgisi, Yabancı Dil Puanı, Sertifika-Eğitim Bilgileri, İş Deneyim Bilgileri, Meslek, Meslek Yeterlilik Belgeleri, Hizmet İçi Eğitim Katılım Bilgileri, Paylaşılan Diğer Mesleki Bilgiler

·     Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Doldurulan Basılı Formlar, Diploma, Sertifika, Evrak ve Resmi Kimlik Belgeleriniz Üzerinde Yer Alan Fotoğraf Bilgisi, Bakanlığımıza Vermiş Olduğunuz Fotoğraflar, Personel Özlük Dosyasında Bulunan Görsel Kayıtlarınız, Kamera Kayıtlarındaki Görüntüleriniz, Elektronik Ortamlarda Uzaktan Bağlantı Yapılması Halinde Görsel ve İşitsel Kayıt Bilgisi

·   Felsefi İnanç, Din, Mezhep ve Diğer İnançlar (*): Özel nitelikli kişisel verilerden olan din bilgisi, Bakanlığımızca işlenmemesine karşın dolaylı olarak eski tip kimlik veya ehliyet suretinden gelebilmektedir.

·     Sendika Üyeliği (*): Sendika Adı, Sendika Görevi, Üyelik Tarihleri, Sendika Üyelik Durumu, Sendika Üyelik Süresi

·    Sağlık Bilgileri (*): Kan Grubu (Bakanlığımızca işlenmemesine karşın dolaylı olarak  sağlık raporlarında bu bilgiler yer alabilmektedir.), Sağlık Raporu, Sağlık Testleri, Teşhis Bilgileri, Sağlık Durum Bilgileri, Paylaşılan Kişisel Sağlık Durumu, Engellilik Durumu, Kullanılan Cihaz ve Protez Bilgileri, Fiziki Muayene Sonuçları, Laboratuvar Bulguları, Tıbbi Anamnez/Öykü ve Salgın Hastalık Bilgileri

·    Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri (*): Adli Sicil Kaydı, Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması, Güvenlik Tedbirleri Bilgisi, Adli Durum Bilgisi (Eski Ceza Mahkûmiyet Bilgisi)

·           Biyometrik Veri (*): Parmak İzi Bilgileri

·           Araç Bilgileri: Plaka No

·             Diğer: Bakanlık Tarafından Sağlanan Servis Hizmeti Kapsamında Servis ve Durak Bilgileri,

(*) Özel nitelikli kişisel veriyi ifade eder.

Elde Edilen Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla, Kimlere Aktarılacağı

Toplanan kişisel veriler; Bakanlık tarafından Söz konusu Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasında yer alan hukuki sebeplere bağlı olarak yahut veri sahibi tarafından verilmiş olan açık rızaya istinaden; yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda, Bağlı ilgili ve ilişkili Kuruluşlar ve bunlara bağlı şirketler ile iştiraklerinde, kanunen yetkili kamu kurumu ve kuruluşu  ile özel kişilere, yükleniciler, adli makamlar ve kolluk kuvvetlerine 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde aktarılabilecektir.

Mevzuatta yer alan istisnai durumlar dışında, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler, veri sahibinin açık rızası olmadan, Bakanlık tarafından diğer gerçek veya tüzel kişilere aktarılmamaktadır.

 Veri Sahibinin Hakları

Bakanlık veri sahibinin başvurularını etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

Kanunun “ilgili kişinin” haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki talep, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre uygun şekilde yazılı olarak ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla Bakanlığımıza  iletilmesi gereklidir.

Söz konusu haklara yönelik başvuruları www.uab.gov.tr/kvkk adresinde bulunan Veri Sahibi Başvuru Forumu’nu noter kanalıyla veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemler ile Hakkı Turayliç Cd. No:5 Emek Çankaya/ANKARA adresine gönderebilir veya uab@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.

Bakanlık kişisel veri sahibine yazılı olarak veya elektronik ortamda cevap verebilir.

Söz konusu Kanun kapsamında usulüne uygun bir şekilde Bakanlığa ulaşan talepler Bakanlığa ulaştığı tarihten itibaren talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.

Başvuruya verilecek yazılı cevabın on sayfayı aşması halinde aşan her sayfa için söz konusu Kanun ve ilgili diğer mevzuatlarda belirtildiği şekilde 1 Türk Lirası işlem ücreti alınacaktır.

İletilen bilgi ve belgelerin yanlış olması veya yetkisiz başvuru yapılması, geçerli bir dayanaktan yoksun olduğu veya kötüye kullanım amacı taşıdığı tespit edilmesi halinde, Bakanlığın başvuruyu reddetme ve cevap vermeden önce kimliği doğrulama hakkı saklıdır. 

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) 10.maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı (Bakanlık) tarafından hazırlanmıştır.

T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı tarafından Kanun ve ilgili mevzuat kapsamında, personel ile telefon yoluyla iletişime geçen gerçek kişilerden elde edilen kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak Kanununun 10. maddesi uyarınca aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla paylaşılmaktadır.

Hazırladığımız aşağıdaki Aydınlatma Metni, kişisel verilerinizin toplanma yöntemleri, işlenme amaçları ve hukuki sebepleri, aktarılacağı kişilere ilişkin olarak haklarınız bilginize sunulmuştur.

Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi, Kapsamı ve Yasal Dayanak

Bakanlığımız hatlarını arayarak paylaşmış olduğunuz kişisel verileriniz, sadece sözlü görüşme sırasında toplanmakta ve saklanmaktadır.

 Kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5. maddesinde yer alan “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” ve “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebine dayalı olarak işlenmektedir.

Kimlik bilgileri, iletişim bilgileri ve görüşme içerisinde belirttiğiniz kişisel verileri;

·         Arayan kişiye doğru hitap edebilmek,

·         Aramanın teyidi,

·         Arama sayısının istatiksel tespiti,

·         İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi/analizi/raporlanması/izlemi,

·         Bilgi/danışma hizmeti temin süreçlerinin yürütülmesi,

·         Hizmeti alan ve veren kişilerin işlem güvenliğinin yürütülmesi,

·         İleride doğabilecek olan uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilmesi,

·         Talep, öneri, memnuniyet, şikâyet, itiraz gibi bildirimlerin kayıt altına alınarak incelenmesi ve gerektiğinde yanıtlanması ile hizmet kalitesi takibi,

·         Hukuki güvenliğin sağlanması,

·         Kanuni hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi

amacıyla sınırlı olarak Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda belirtilen mevzuata uygun olmak şartı ile işlenmektedir.

Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

Bakanlığımız tarafından Kanunun 12. maddesine uygun olarak, elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

Elde Edilen Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi

Alınan kişisel veriler yasa ve hukuka uygun şekilde, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilmektedir.

Elde Edilen Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla Kimlere Aktarılacağı

Telefon görüşmesi sonucunda elde edilen kişisel veriler, Bakanlığımız Bağlı, İlgili ve İlişkili Kurumları ile sizlerin hizmet kalitesini ve memnuniyetini arttırmak amacıyla paylaşılabilmekte olup 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 28 inci maddesinin ilk fıkrasında yer alan muafiyet halleri saklı kalmak üzere, hiçbir şekilde üçüncü taraflarla paylaşılmamakta ve yurt dışına aktarılmamaktadır.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Ve Anonimleştirilmesi

Bakanlığımızca; işbu Aydınlatma Metin’inde konu edinilen kişisel veriler, Kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Bakanlığın kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine uygun görülmesi halinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Veri Sahibinin Hakları

Bakanlık başvurularınızı etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

Kanunun “ilgili kişinin” haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizin, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre uygun şekilde yazılı olarak ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla Bakanlığımıza  iletilmesi gereklidir.

Söz konusu haklarınıza yönelik başvurularınızı www.uab.gov.tr/kvkk adresimizde bulunan Veri Sahibi Başvuru Forumu’nu noter kanalıyla veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemler ile Hakkı Turayliç Cad. No:5 Emek Çankaya/ANKARA adresimize gönderebilir veya uab@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.

Bakanlığımız ilgili cevabını kişisel veri sahibine yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirebilecektir.

Kişisel veri sahibinin haklarında yer alan talebinizin hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak Bakanlığımıza iletilmesi durumunda, Bakanlığa ulaştığı tarihten itibaren talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.

Başvurunuza verilecek yazılı cevaplarımızın on sayfasına kadar ücret alınmayacak ancak on sayfanın üzerindeki her sayfa için Kanun ve ilgili diğer mevzuatlarda belirtildiği şekilde 1 Türk Lirası işlem ücreti alabilecektir.

İlettiğiniz bilgi ve belgelerin yanlış olması veya yetkisiz başvuru yapılması, geçerli bir dayanaktan yoksun olduğu veya kötüye kullanım amacı taşıdığı tespit edilen başvurunuzu reddetme hakkımız ile cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkımız saklıdır. 

REPUBLIC OF TÜRKİYE MINISTRY OF TRANSPORT AND

INFRASTRUCTURE

Clarification For Callers on the Rights and Obligations under the Personal Data Protection Law

This clarification text has been prepared by the Turkish Ministry of Transport and Infrastructure (Ministry) acting as the “data controller” within the scope of Article 10 of the Personal Data Protection Law (PDPL).

This text is issued by the Ministry of Transport and Infrastructure, within the scope of the PDPL and related legislation, for the purpose of fulfilling the obligation to inform in accordance with Article 10 of the PDPL regarding the processing of personal data obtained from persons (data subjects) contacting the personnel via telephone.

In the following is presented the collection methods of your data, along with the purposes and legal reasons for processing and the place and/or persons your data will be transferred to.

Personal Data Collection Method, Scope and Legal Basis

Your personal data, which is to be obtained once you have made a phone call to the Ministry, will be collected and stored only during the call.

Your personal data is processed on the basis of the legal grounds put forth in the Article 5 of the PDPL with these subparagraphs: “it is necessary for compliance with a legal obligation to which the data controller is subject” and “processing of data is necessary for the legitimate interests pursued by the data controller, provided that this processing shall not violate the fundamental rights and freedoms of the data subject.”

Identity information, contact information and personal data you specified throughout the call are processed in accordance with the PDPL for the purposes being limited to the following:

·      identification of appropriate ways to address the caller   

·      confirmation of the call,

·      statistical determination of the number of calls,

·      execution/inspection/analysis/reporting/monitoring of work activities,

·      execution of information/consultancy service processes,

·      ensuring the security of services for the people who receive and provide the service,

·      keeping evidence for potential disputes that may arise in the future,

·      monitoring the service quality by recording and examining the submissions such as requests, suggestions, notices of satisfaction, complaints, objections, and responding when necessary.

·      ensuring legal security,

·      fulfillment of legal rights and obligations.

Ensuring the Security of Obtained Data

Necessary technical and administrative measures are taken by our Ministry to ensure the security of personal data obtained in accordance with Article 12 of the PDPL.

Retention Period of Obtained Personal Data

The personal data obtained are kept in accordance with the laws and for the maximum period specified in the relevant legislation or for the duration required for the purpose for which they are processed.In all cases, personal data is not to be kept beyond a legal time lapse..

The Purpose and Destination of Transfer of the Obtained Personal Data

The personal data obtained through the phone call may be shared with the affiliated, related and associated institutions of the Ministry in order to increase your service quality and satisfaction. These personal data are in no way, shape or form shared with third parties and are not transferred abroad except for the circumstances set out in the Article 28 of the PDPL.

Erasure, Destruction and Anonymization of Personal Data

Despite being processed in compliance with the provisions of this Law and other relevant laws, personal data mentioned in this text shall be erased, destructed or anonymized by the Ministry, upon the decision of the Ministry or upon the request of the data subject in the event that the reasons for the processing no longer exist.

Data Subject's Rights

The Ministry takes the necessary administrative and technical measures to conclude your applications effectively, quickly and accurately.

Your requests within the scope of Article 11 of the PDPL, which regulates the rights of the "relevant person", must be submitted in accordance with the "Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller", either in writing or through the registered electronic mail (KEP) address, electronic signature, mobile signature or the e-mail address that the relevant person previously submitted to the data controller and is registered in the data controller's system, or by means of a software or application developed for the purpose of application.

Regarding the rights of the data subject, you can fill in the  data subject application form at www.uab.gov.tr/kvkk, and send it through a notary public or other methods determined by the Personal Data Protection Board, to Hakkı Turayliç Cad. No: 5 Emek Çankaya/ANKARA or send a digital copy to uab@hs01.kep.tr with a secure electronic signature.

The Ministry will notify the data subject in writing or electronically.

The process following your request regarding the rights of the data subject submitted to the Ministry in accordance with the laws and the rule of honesty shall be concluded free of charge as soon as possible and within 30 (thirty) days depending on the nature of the request, from the date it reaches the Ministry. However, if the process requires an additional cost, you may be charged in accordance with the tariff determined by the Board.

No fee will be charged for up to ten pages of our written answers to your application, but a processing fee of 1 Turkish Lira may be charged for each page over ten pages, as specified in the PDPL and other relevant legislation.

We reserve the right to reject your application and to verify your identity before responding in the events where

- the documents you have submitted are found to be inaccurate,

- you have made an unauthorized application,

- the application is devoid of a valid basis or has an abusive purpose.

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) 10.maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı (Bakanlık) tarafından hazırlanmıştır.

Bu metin, Bakanlığımız tarafından düzenlenen; toplantı, organizasyon, seminer, konferans, panel, çalıştay, kurs, eğitim ve benzeri faaliyetlere (kısaca etkinlik olarak adlandırılacaktır) katılım sağlayan/sağlayacağı bildirilen gerçek kişilerle ilgili faaliyet kapsamı ve süresince (faaliyet öncesi, esnası ve sonrası) elde edilen kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak Kanununun 10. maddesi uyarınca aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla paylaşılmaktadır.

Hazırladığımız Aydınlatma Metninde, işlenen kişisel verileriniz, işlenme amaçları, kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği, toplanma yöntemleri ve hukuki sebepleri ile işlenen verilerinize ilişkin olarak haklarınız bilginize sunulmuştur.

İşlenen Kişisel Veriler

Bakanlığımız tarafından kurum içinde veya kurum dışında düzenlenen, toplantı, seminer, konferans, panel, çalıştay, kurs, eğitim ve benzeri faaliyetleri kapsamında; ad, soyad, TCKN, doğum tarihi, mesleki unvan, adres, telefon, e-posta, pasaport no, kurumu veya okulu, bölüm bilgisi, ıslak imza, araç plaka bilgisi, etkinlik sırasında veya elektronik ortamlarda uzaktan bağlantı (çevrimiçi) yapılması halinde görüntülenen fotoğraf, video kaydı ve işitsel kayıt bilgileriniz ile toplantı esnasında belirttiğiniz diğer kişisel veriler işlenmektedir.

Kişisel Verilerin İşlenme Amacı

Bakanlık olarak işlemiş olduğumuz kişisel veriler;

·      Etkinliğin içeriği ve süreçleriyle ilgili duyuru, bilgilendirme ve tanıtımın yapılması amacıyla iletişim kurulması,

·   Bakanlığımız birimleri internet adreslerinde ve sosyal medya hesaplarında basın, haber ve iletişim süreçlerinin yürütülmesi ve sosyal medya/kamuoyu duyurularının yapılması,

·      Etkinliğe katılım için kayıt süreçlerinin yönetilmesi,

·      Etkinliğin temini, yürütülmesi, denetimi, analizi, raporlanması, izlemi, oturma düzeni,

·      Etkinlik katılımcı sayısının istatistiksel tespiti,

·      Katılım durumunun takip edilmesi ve teyidi,

·      Katılımcılara doğru hitap edilmesi,

·  Talep, öneri, memnuniyet, soru, şikâyet, itiraz gibi bildirimlerin kayıt altına alınarak incelenmesi ve gerektiğinde yanıtlanması ile hizmet kalitesi takibi,

·      Etkinlik sonunda düzenlenen katılım belgesi veya sertifikanın düzenlenmesi ve teslim edilmesi süreçlerinin yönetilmesi,

·      Hukuki güvenliğin sağlanması,

·      Kanuni hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

amacıyla sınırlı olarak Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda belirtilen mevzuata uygun olmak şartı ile işlenmektedir.

İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarılabileceği

Kişisel verileriniz, işlenmelerini gerektiren etkinlik kapsamında bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, tarafımıza bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak, kaydedilmekte, depolanmakta, muhafaza edilmekte, yeniden düzenlenebilmektedir.

Ayrıca, kişisel verileriniz kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlara, Bakanlık merkez/taşra teşkilatı hizmet birimleri, bağlı, ilgili, ilişkili kuruluşları, diğer kamu kurum/kuruluşları, sivil toplum kuruluşları, yurtdışından katılım sağlayan kurum kuruluşlar ile yapılan toplantılar nedeniyle şeffaflık kuralları ve güvenlik gerekçesiyle yurtdışındaki ilgili kurum ve kuruluşlara, talep halinde bilgi verilmesi amacıyla heyet toplantısına katılacak üyeler ve diğer katılımcılara resmi kurum ve kuruluşlar ve yurtdışı muhatap kurumlara, etkinliklerin organize edilmesi ve yürütülmesi amacıyla yurtiçi ve yurtdışındaki ilgili resmi kurumlara, etkinlik ve organizasyon süreçlerinin yürütülmesi kapsamında ulaşım ve konaklama işlemlerinin yapılması amacıyla ilgili tedarikçi firmaya, sanal/online platformlarda düzenlenen toplantı/seminer/webinar/tanıtım/buluşma gibi etkinliklere katılım sağlanması, ilgili işlemlerin yürütülmesi amacıyla yurtiçi ve yurtdışındaki etkinlik katılımcılarına, basın, haber ve iletişim süreçlerinin yürütülmesi ve sosyal medya/kamuoyu duyurularının yapılması amacıyla yurtiçi ve yurtdışındaki basın, sosyal medya platformları ve kamuoyuna ve sunucu hizmeti alınması nedeniyle yurtiçi ve yurtdışında bulunan sunucular yanında toplantı katılım ve sertifika belgelerinin bastırılması için anlaşmalı olduğumuz basım evi (matbaa) ile paylaşılabilmekte ve Kanunda sayılan sair şekillerde işlenebilmektedir.

Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 28 inci maddesinin ilk fıkrasında yer alan muafiyet halleri saklı kalmak üzere, yukarıda sayılanlar dışında hiçbir şekilde üçüncü taraflarla paylaşılmamakta ve yurt dışına aktarılmamaktadır.

Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Paylaşılmış olan kişisel verileriniz, yürürlükteki mevzuata ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na uygun olarak otomatik olan ya da otomatik olmayan yöntemlerle (fiziksel veya elektronik ortamda) toplanmakta ve saklanmaktadır.

Kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5. maddesinde yer alan “Kanunlarda açıkça öngörülmesi”, “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması”, “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”, “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” ve “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebine dayalı olarak işlenmektedir.

Veri Sahibinin Hakları

Bakanlık başvurularınızı etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

Kanunun “ilgili kişinin” haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizin, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre uygun şekilde yazılı olarak ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla Bakanlığımıza  iletilmesi gereklidir.

Söz konusu haklarınıza yönelik başvurularınızı www.uab.gov.tr/kvkk adresimizde bulunan Veri Sahibi Başvuru Forumu’nu noter kanalıyla veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemler ile Hakkı Turayliç Cad. No:5 Emek Çankaya/ANKARA adresimize gönderebilir veya uab@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.

Bakanlığımız ilgili cevabını kişisel veri sahibine yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirebilecektir.

Kişisel veri sahibinin talebinin hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak Bakanlığımıza iletilmesi durumunda, Bakanlığa ulaştığı tarihten itibaren talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.

Başvurunuza verilecek yazılı cevaplarımızın on sayfasına kadar ücret alınmayacak ancak on sayfanın üzerindeki her sayfa için Kanun ve ilgili diğer mevzuatlarda belirtildiği şekilde 1 Türk Lirası işlem ücreti alabilecektir.

İlettiğiniz bilgi ve belgelerin yanlış olması, yetkisiz başvuru yapılması, geçerli bir dayanaktan yoksun olduğu veya kötüye kullanım amacı taşıdığı tespit edilen başvurunuzun olması durumlarında ise reddetme hakkımız ile cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkımız saklıdır.

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) 10.maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı (Bakanlık) tarafından hazırlanmıştır.

Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi, Kapsamı ve Yasal Dayanak

T.C. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı tarafından veri sorumlusu sıfatı ile Bakanlık yerleşkesinde; giriş-çıkış kapıları, yemekhane, konferans salonu, ziyaretçi bekleme salonu, ortak kullanım alanları, çalışma ofisleri ortak alanları, kapalı ve açık otoparklar, spor tesisleri, güvenlik kulübeleri, makam kat koridorları, bina dış cepheleri ve tesislerinde güvenlik kamerası vasıtasıyla izleme faaliyeti ile personelin, ziyaretçilerin, taşeronların, kargo çalışanlarının vd. kişiler ve bunlara ait araçların giriş çıkışına dair görüntü kaydı yapılmaktadır.

Bakanlığımızca; yerleşke, bina ve tesislerimizin güvenliğinin teminiyle birlikte ziyaretçi giriş çıkışlarının takibi amacıyla, Kanunda sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak kapalı devre kamera sistemi (CCTV) ile görüntü alınması yoluyla ve ziyaretçilerin ad, soyadı, T.C. Kimlik numarası, giriş-çıkış saati vb. bilgiler temin edilerek ziyaretçi kayıt defterine işlenmesi suretiyle kişisel veriler işlenmektedir.

Bu kayıtlara, güvenlikten sorumlu sınırlı sayıda personel ile Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığının ilgili personelinin erişim yetkisi vardır.

Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı tarafından yürütülen kamera ile izleme ve kayıt altına alma faaliyeti ile ziyaretçilerden temin edilen kişisel veriler, 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve bu kanunun uygulanmasına ait yönetmeliğe uygun olarak Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5. maddesinde yer alan “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” ve “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebine dayalı olarak alınmaktadır.

Kişisel Veri İşleme Faaliyetinin Duyurulması

Bakanlığımız tarafından Kanunun 10. maddesine uygun olarak, kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır.

Ziyaretçi olarak Bakanlık binalarına gelen kişiler, yerleşkeye veya bina girişine asılan ya da diğer şekillerde erişime sunulan metinler kullanılmak suretiyle doğrudan veya katmanlı biçimde aydınlatılmaktadırlar.

Bakanlığımız tarafından kamera ile izleme faaliyetine yönelik olarak; izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı ile sembol ve işaret tabelası/sticker asılmaktadır.

Kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile bildirimde bulunularak, kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmesinin engellenmesi, şeffaflığın ve kişisel veri sahibinin aydınlatılmasının sağlanması amaçlanmaktadır.

Kişisel Veri İşleme Faaliyetinin Yürütülme Amacı ve Amaçla Sınırlılık

Bakanlığımızca kayda alınan kişisel veriler; Kanunun 4. maddesine uygun olarak, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlenmektedir.

Ziyaretçi giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda Bakanlık binalarının ziyaret edilmesi esnasında ziyaretçi kayıt defterine kayıt edilmek suretiyle toplanmakta ve veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.

Güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır.

Kişinin mahremiyetini, güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (Örneğin, Giyinme-soyunma odaları, tuvaletler vb.) izlemeye tabi tutulmamaktadır.

Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

Bakanlığımız tarafından Kanunun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel veriler ile ziyaretçilerden temin edilerek kayda alınan kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

Elde Edilen Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi

Kayda alınan kişisel veriler yasa ve hukuka uygun şekilde, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilmektedir.

Kamera kaydı ile elde edilen kişisel verilerin saklanma süresi 60 gün, hukuki sebeplere dayanarak elde edilen kamera kaydı görüntüleri 2 yıl, ziyaretçilerden temin edilerek kayda alınan kişisel verilerin saklanma süresi ise 2 yıldır.

Elde Edilen Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla, Kimlere Aktarılacağı

Kayıt işlemleri sonucunda elde edilen bilgilere yetkili birimler tarafından belirlenmiş sınırlı sayıda çalışanın erişimi bulunmaktadır. Bu bilgilere, mevzuata uygun olarak yetkili kamu kurumlarına Kanunun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilmektedir. (Örneğin, bir olayın soruşturulması sırasında savcılığın veya hâkimin yazılı talebi ile)

Yukarıda sayılan durumlar haricinde kişisel verileriniz 3. kişilerle paylaşılmaz ve yurt dışına aktarılmaz.

Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Ve Anonimleştirilmesi

Bakanlığımızca; işbu Aydınlatma Metin’inde konu edinilen kişisel veriler, Kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Bakanlığın kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine uygun görülmesi halinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Veri Sahibinin Hakları

Bakanlık başvurularınızı etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

Kanunun “ilgili kişinin” haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizin, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre uygun şekilde yazılı olarak ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla Bakanlığımıza  iletilmesi gereklidir.

Söz konusu haklarınıza yönelik başvurularınızı www.uab.gov.tr/kvkk adresimizde bulunan Veri Sahibi Başvuru Forumu’nu noter kanalıyla veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemler ile Hakkı Turayliç Cad. No:5 Emek Çankaya/ANKARA adresimize gönderebilir veya uab@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.

Bakanlığımız ilgili cevabını kişisel veri sahibine yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirebilecektir.

Kişisel veri sahibinin haklarında yer alan talebinizin hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak Bakanlığımıza iletilmesi durumunda, Bakanlığa ulaştığı tarihten itibaren talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.

Başvurunuza verilecek yazılı cevaplarımızın on sayfasına kadar ücret alınmayacak ancak on sayfanın üzerindeki her sayfa için Kanun ve ilgili diğer mevzuatlarda belirtildiği şekilde 1 Türk Lirası işlem ücreti alabilecektir.

İlettiğiniz bilgi ve belgelerin yanlış olması veya yetkisiz başvuru yapılması, geçerli bir dayanaktan yoksun olduğu veya kötüye kullanım amacı taşıdığı tespit edilen başvurunuzu reddetme hakkımız ile cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkımız saklıdır. 

Clarification Text On Security Cameras And Visitor Registration Process Inside The Campus Of The Ministry Of Transport And Infrastructure

This clarification text has been prepared by Republic of Türkiye Ministry of Transport and Infrastructure (the Ministry) as “data controller” within the scope of Article 10 of the Personal Data Protection Law No. 6698 (the Law) and the Communiqué on the Procedures and Principles to be Followed in Fulfilling the Disclosure Obligation.

Method and Scope of Collection of Personal Data and Legal Basis

As “data controller”, the Ministry of Transport and Infrastructure of the Republic of Türkiye monitors by means of security cameras the entry and exit of personnel, visitors, subcontractors, cargo workers, etc. and their vehicles in the Ministry premises, entrance-exit gates, dining hall, conference hall, visitor waiting hall, common areas, common areas of work offices, indoor and outdoor parking lots, sports facilities, security booths, office floor corridors, building exteriors and facilities.

In order to ensure the security of our campuses, buildings and facilities and to monitor the entry and exit of visitors, the Ministry processes personal data by taking images with a closed-circuit camera system (CCTV) in accordance with the personal data processing conditions listed in the Law and by obtaining information such as the name, surname, Turkish ID number, entry-exit time, etc. of the visitors and processing them in the visitor logbook.

A limited number of personnel responsible for security and the relevant personnel of the Support Services Department are authorized to access these records.

The personal data of the visitors is obtained through camera surveillance and recording activity carried out by the Ministry of Transport and Infrastructure, based on the legal grounds put forth in the subparagraphs: "It is necessary for compliance with a legal obligation to which the data controller is subject" and "Processing of data is necessary for the legitimate interests pursued by the data controller, provided that this processing shall not violate the fundamental rights and freedoms of the data subject [persons whose personal data are processed]" of the Article 5 of the Personal Data Protection Law in accordance with the Law No. 5188 on Private Security Services and the regulation on the implementation of this law.

Announcement of Personal Data Processing Activity

The Ministry informs persons in accordance with Article 10 of the Law.

Visitors to the Ministry buildings are informed directly or in a layered manner through the use of texts posted or otherwise made available on the premises or at the entrance to the building.

For camera surveillance activities, the Ministry hangs a notification letter and a symbol and signboard/sticker at the entrances of the areas where surveillance is carried out.

It is aimed to prevent damage to the fundamental rights and freedoms of the data subjects, to ensure transparency and informing of the data subjects through multiple ways to notify on the camera surveillance activity.

Purpose of Execution of Personal Data Processing Activity and Limitation of Purpose

Personal data recorded by our Ministry in accordance with Article 4 of the Law, are processed in a limited and measured manner in connection with the purpose for which they are processed.

The data obtained for the purpose of tracking the visitor entry-exit are processed only for this purpose and are collected in physical records through logbook entries during the persons’ visit to the Ministry buildings and recorded in the data recording system.

The monitoring areas, the number of surveillance cameras and the time of monitoring are determined in order to provide sufficient security and for only this purpose.

Areas where surveillance would transgress privacy and security of the persons are not subject to monitoring (e.g. dressing rooms, restrooms, etc.).

Ensuring the Security of the Data Obtained

In accordance with Article 12 of the Law, the Ministry takes necessary technical and administrative measures to ensure the security of personal data obtained through camera surveillance and logbook registrations.

Duration of Retention of Personal Data Obtained

The personal data recorded are stored in accordance with the law, for the maximum period specified in the relevant legislation or any time required for the purpose for which they are processed and, in any case, for the legal statute of limitations.

The retention period of personal data obtained by camera recording is 60 days, the retention period of camera recording images obtained based on legal reasons is 2 years, and the retention period of personal data obtained from visitors is 2 years.

For What Purposes And To Whom The Obtained Personal Data Will Be Transferred

The information obtained from registration procedures is accessible to a limited number of employees determined by authorized departments. This information can be transferred to authorized public institutions in accordance with the legislation within the framework of the personal data processing conditions and purposes specified in Articles 8 and 9 of the Law. (For example, with the written request of a prosecutor/judge during the investigation of an incident)

Except for the cases listed above, your personal data is not shared with third parties and is not transferred any authorities/companies/organizations abroad.

A limited number of persons who have access to the records declare through a confidentiality commitment letter, that they will protect the confidentiality of the data they access.

Erasure, Destruction and Anonymization of Personal Data

Although the personal data subjected to this Clarification Text has been processed in accordance with the provisions of the Law, in the event that the reasons requiring its processing disappear, it will be deleted, destroyed or anonymized upon the Ministry's own decision or upon the request of the personal data subject, if deemed appropriate.

Rights of the Data Subject

The Ministry takes the necessary administrative and technical measures to finalize your applications effectively, expeditiously and accurately.

Your requests within the scope of Article 11 of the Law regulating the rights of the "relevant person" must be submitted to our Ministry in writing in accordance with the "Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller" or by using the registered electronic mail (KEP) address, secure electronic signature, mobile signature or the electronic mail address previously notified to the data controller by the relevant person and registered in the system of the data controller or through a software or application developed for the purpose of application.

You can send your applications regarding your rights in question to the Data subject Application Form at our address www.uab.gov.tr/kvkk via notary public or other methods determined by the Personal Data Protection Board to our address Hakkı Turayliç Street, No:5 Emek Çankaya/ANKARA or you can send it to uab@hs01.kep.tr with secure electronic signature.

The Ministry will be able to notify the relevant response to the data subject in writing or electronically.

In the event that your request included in the rights of the data subject is communicated to the Ministry in accordance with the law and the rule of honesty, it will be concluded free of charge as soon as possible and within 30 (thirty) days at the latest, depending on the nature of the request from the date it reaches the Ministry. However, if the transaction requires an additional cost, a fee may be charged in accordance with the tariff determined by the Board.

No fee will be charged for up to ten pages of our written responses to your application, but a transaction fee of 1 Turkish Lira may be charged for each page above ten pages as specified in the Law and other relevant legislation.

We reserve the right to reject your application if the information and documents you submit are inaccurate or you have made an unauthorized application, lack a valid basis or are found to be abusive, and we reserve the right to verify your identity before responding.

İlgili Kişi Başvuru Formu